学会の渡航費

サスカトゥーンであったCMOS学会から戻ってきて約２週間。今日で渡航費関連の申請・報告が完了した。おかげで一銭も払わずに学会へ行くことができた。アルハムドゥリッラー。

メモリアル大学での大学院生の学会参加による援助金についてまとめておこう。

援助金は主に６つのソースから成る：

1. 大学院課(School of Graduate Studies): $400
2. 所属学部(Your Faculty): 様々
3. 所属学科（Your department): 様々
4. 監督教授(Your supervisor): 様々
5. 大学院学生会(Graduate Students Union): $250 (Master), $500 (PhD)
6. その他(Others): 様々

もらえる金額は今日現在。このうち１〜５までは一つの用紙で申請することができる。まず、自分の学部へ行き受付の人に学会に行くためのTravel Claimの申請を頼む。いろいろ説明を受けたあと、１〜５のオフィスへ行きそれぞれ担当者からサインと援助してもらえる金額の記入をしてもらう。キャンパス内を結構歩きます。うちの学科は理学部のオフィスと同じ建物内にあるので学科の担当者が理学部長のサインももらってくれた。

ここでちょっと面倒なのが５の院生会。１〜４までのサインをもらってから来るように言われるので全部からもらってから行くこと。そして１〜４まで記入してもらった合計額と５でもらえる金額を足してちょうど自分が設定した予算と合うようにすること。院生会は予算がないのか知らないが出来る限り少ない額を渡そうとする。例えば、自分の場合、院生会からは全くもらえなかった。理由を聞いてみると、うちの監督教授が金額の欄に「足りない額を補う」というようなコメントを記して金額を明記してなかったのでそれはつまり教授が全ての額を払う研究費があるということ。院生会はお金の援助が十分にない人にだけ渡すようにしてるからあなたの場合はなし。と言われた。そこで、「だったら教授に院生会からもらえる上限の額を差し引いた額を明記してもらっておけば$250もらえたのかな？」と聞いてみると「そうだね。」と言われた。なんだそりゃ…。だからちょっとトリッキーです。ていうか自分たちは毎学期学費と一緒に会費を納めてるんだからそれくらいのサポートしてくれよって感じ。

まぁとにかく全てのサインをもらったら所属学科へ戻ってあとはその申請書を担当者に渡して完了。これを学会へ行く前にすませないといけない。

そして学会中は食費以外のありとあらゆる経費のレシートをとっておかなくてはいけない。自分が集めたレシートは：

• 飛行機代
• ホテル代
• タクシー代
• 学会ポスター印刷代
• 学会abstract申し込み料
• 学会参加料

その他証明するために必要だったのが、学会abstractの受諾書と搭乗券。

食費は何を食べたか関係なくもらえる値段が決まってる（朝/昼/夜で$10/20/25だったような。たぶん間違ってるので学科の人に聞くのが一番）。食費にはさらに一日＄５の雑費がもらえる（自分の場合は水とかお菓子とか買ってたからこれらの費用）。

そして学会後はこれら集めたレシート等を学科へ持っていき経費の合計を計算してもらい（自分で記入するように言われる場合もある）、また１〜５の援助金を出してくれるとサインしてくれたところを周りサインをもらう。

そしてそれを学科の担当者へ提出してようやく援助金がチェックとしてもらえる。

場所によっては翌日以降にサインがもらえるから取りにくるように言われるところもあったので結構patienceが入りますが渡航費がしっかりカバーされるので根気強く歩き周りました。